Für die teilnehmenden Professorinnen und Professoren von staatlichen HAW im Geschäftsbereich des MWK Baden-Württemberg und von kirchlichen Hochschulen werden die Verpflegungs- und Übernachtungskosten übernommen. Die Reisekosten werden in Anlehnung an das Landesreisekostengesetz ebenfalls durch die GHD erstattet (Fahrtkosten: Kilometerpauschale 0,30 €, Bahnfahrt 2. Klasse).

Teilnehmende von anderen Hochschulen des Landes können ihre Reisekosten gegebenenfalls an ihrer eigenen Hochschule geltend machen.